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Entre as várias tarefas destinadas ao departamento de RH e Departamento Pessoal, o controle de férias dos colaboradores é uma das mais importantes.
Manter o cronograma e as datas em dia evita multas relacionadas a processos trabalhistas, insatisfação por parte das equipes e a sobrecarga do orçamento destinado ao pagamento dos direitos desses trabalhadores.
Além disso, uma empresa organizada e que age com transparência motiva talentos e melhora os resultados. Pensando nisso, este artigo apresenta algumas dicas para você conseguir gerenciar essa programação de forma prática e segura. Acompanhe e saiba mais!
Qual a necessidade do controle de férias?
O controle de férias é uma necessidade primordial, tanto para a empresa, quanto para os colaboradores. Ele auxilia na organização burocrática e de equipes, no momento em que precisam sair de férias.
Alguns de seus benefícios são:
- Controle gerencial: quando a empresa tem o mapeamento da época em que os colaboradores precisam e podem tirar férias, se torna mais fácil planejar pagamentos, ausências, escalas e movimento de times. Além de auxiliar o colaborador a se preparar previamente com relação a sua própria organização de férias.
- Visão sistêmica sobre jornada de trabalho: ter controle sobre o período de férias dos colaboradores, permite o RH e DP ter uma visão mais sistêmica das jornadas de trabalho e sobre as possíveis datas para a retirada do descanso de cada colaborador.
- Estar de acordo com a lei: de acordo com a legislação, o colaborador, a partir do seu 12º mês de trabalho, possui direito a tirar 30 dias de férias no período 12 meses (período concessivo). Se a empresa não está atenta a essas datas, e acaba deixando vencer as férias do colaborador, nos casos em que ele também não solicita, ela precisa pagar uma multa e conceder o período de descanso de qualquer forma. Então, organizar as férias e saber o período de cada colaborador é uma das formas da empresa estar de acordo com a lei.
- Negociação do período de férias: a partir da definição do período de férias de cada um, os colaboradores, tem mais autonomia para negociar suas férias e os gestores também tem mais tempo para poder organizar as férias de cada um da equipe.
Dicas práticas de como ter um maior controle de férias de colaboradores
Defina a política de férias
Para haver um controle de férias dos colaboradores realmente eficientes, primeiramente, é necessário estabelecer uma política e segui-la atentamente.
Por isso, é fundamental ter ciência sobre o que diz a atual lei trabalhista: as férias podem ser divididas em até três períodos, com duração mínima de cinco dias corridos e, pelo menos, um deles deve contemplar mais que 14 dias corridos, sempre negociados entre contratante e contratados.
A partir daí, a empresa consegue definir a forma pela qual o direito será concedido, se será mais ou menos flexível e aberto a negociações com os colaboradores. Vale lembrar que essas políticas devem ser divulgadas desde o momento da contratação.
Estabeleça prazos
Empresas organizadas têm prazos previamente estabelecidos e não seria diferente com os processos relacionados às férias.
Para que nada saia do controle e o RH seja surpreendido por um vencimento e precise liberar os colaboradores as pressas, o ideal é que haja um limite de datas para que esses indivíduos apresentem as suas solicitações de saída.
Assim, os setores terão tempo o suficiente para se preparar para cobrir essas ausências temporárias.
Faça um planejamento interno para as ausências
Citamos no tópico anterior a necessidade de se planejar para cobrir as funções que ficarão em aberto durante o período de férias dos colaboradores.
Essa etapa é de suma importância para não sobrecarregar setores e equipes ou desequilibrar os processos de produção. Nessa fase, existem duas atitudes a serem consideradas:
- a empresa deve evitar dar férias para vários colaboradores de um mesmo setor ao mesmo tempo;
- as equipes devem estar prontas para lidar com esse desfalque temporário.
Certifique-se de que todos estejam avisados e preparados para cobrir os períodos dos colegas e, se for o caso, estabeleça responsáveis temporários por um determinado setor ou atividade e coloque essas duas pessoas em contato.
Esteja ciente que nem tudo pode sair como o esperado. Sendo assim, a sua presença é mais que importante durante o período para verificar os processos de perto e esclarecer possíveis dúvidas.
Invista em um software de RH
Nada melhor do que a tecnologia para auxiliar no controle de férias dos colaboradores. Ferramentas destinadas à otimização das rotinas do departamento de recursos humanos são muito úteis para a organização de prazos e cálculos da folha de pagamento.
Hoje em dia, o mercado conta com opções de qualidade que exigem um baixo valor em investimentos. Vale a pena pesquisar sobre!
O controle de férias dos colaboradores é um processo que exige total atenção por parte da empresa. Siga as nossas dicas, proteja o seu negócio e mantenha as equipes motivadas!
Continue se informando a respeito da otimização de processos e dos impactos que podem apresentar na redução de custos. Leia nosso artigo sobre o tema.
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